À un colloque, le facilitateur jour un rôle essentiel pour qu’un évènement soit un succès tant pour les membres du public que pour les présentateurs. Vous contribuez à assurer le bon déroulement de la séance, vous modérez les questions et les discussions, et, au besoin, vous avez l’autorité pour vous assurer que la séance ne commence pas (trop) tard ou qu’elle ne dépasse pas le temps alloué.
*Si vous ne pouvez plus faciliter une séance, veuillez informer les organisateurs du colloque dès que possible. Les présentateurs, surtout les étudiants, pourraient s’attendre à ce qu’un facilitateur soit présent à une session et être découragés ou déstabilisés s’ils découvrent qu’il n’y a personne pour les diriger.
Avant le début de la séance
- Arrivez cinq à dix minutes avant le début de la séance.
- Présentez-vous aux présentateurs.
- Aidez les présentateurs à télécharger leur présentation sur l’ordinateur de la salle si nécessaire.
- Aidez à préparer les présentations à distance avant le début de la séance. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez demander à un bénévole à la table d’inscription de l’ACÉH-CDSA d’appeler les responsables du Congrès pour obtenir une assistance technique.
- Rassemblez les imprimés accessibles des présentations et demandez aux présentateurs s’ils souhaitent les reprendre à la fin de la séance.
- Rappelez aux présentateurs que leurs présentations seront chronométrées. S’il y a trois présentations, chacune se verra allouer 20 minutes, tandis que s’il y a quatre présentations, chacune se verra allouer 15 minutes. Rappelez aux présentateurs de parler lentement, si possible, surtout s’il y a un traducteur en LSQ ou de la transcription en temps réel pendant votre séance.
- Suivez l’ordre de présentation tel que décrit dans le programme du colloque (à moins que des modifications ne soient nécessaires).
- Si un présentateur est absent, vous pouvez vous ajuster en conséquence. (Ne lisez pas sa biographie et le titre de sa présentation. Les autres présentateurs peuvent choisir de prendre cinq minutes de plus pour leur présentation ou d’allonger la période de questions).
- Assurez-vous que tous les présentateurs sont à l’avant de la salle avant le début de la séance.
Commencer la séance
- Attirez l’attention du public et dites le thème de votre séance (le cas échéant). Essayez de commencer à l’heure. Si les gens arrivent lentement ou qu’un présentateur est absent, essayez d’attendre cinq minutes avant de commencer.
- Demandez aux membres du public s’ils souhaitent avoir accès à des copies des présentations et distribuez-les.
- Lisez les biographies de tous les présentateurs. L’ordre des bios doit correspondre à l’ordre de présentation.
Pendant les présentations
- Commencez votre minuterie/chronomètre lorsqu’un présentateur commence sa présentation.
- Assurez-vous que tous les présentateurs utilisent un microphone (lorsqu’il y en a).
- Aidez le présentateur à changer les diapositives s’il vous le demande.
- Demandez aux présentateurs de ralentir si nécessaire.
- Montrez la carte de cinq minutes au présentateur pour l’informer qu’il lui reste cinq minutes pour terminer sa présentation.
- Montrez la carte d’une minute au présentateur pour l’informer qu’il lui reste une minute pour terminer sa présentation.
- Si un présentateur dépasse le temps alloué, demandez-lui doucement de conclure. Allouez un dépassement de deux minutes, mais ne tolérez pas un dépassement de cinq minutes et plus.
- Au besoin, aidez à charger les diapositives du présentateur suivant.
Pendant la période de questions
- Les présentations doivent avoir lieu l’une après l’autre. Les questions doivent être réservées pour la période de questions qui aura lieu à la fin de la séance.
- Après la dernière présentation, remerciez le présentateur et ouvrez la période de questions du public. Rappelez au public d’éviter d’utiliser un vocabulaire capacitiste ou discriminant envers les personnes ayant un problème de santé mental (sanist).
- Notez les tours de parole et apportez le microphone à chacun de membres du public quand c’est à son tour de parler.
- Essayez de permettre à divers membres de l’auditoire de poser des questions à un présentateur en particulier ou à l’ensemble des présentateurs. Si un présentateur n’a reçu aucune question, essayez d’en trouver à y poser vous-même.
- Il pourrait y avoir des conflits ou des tensions. Assurez-vous que le dialogue reste respectueux. Par souci de brièveté, si les échanges sont animés ou passionnés, réorientez-les ou demandez aux gens de poursuivre leur conversation après la séance. Des échanges passionnés entre deux personnes sont différents d’un dialogue partagé entre tous les participants.
- Informez le public que vous prenez la dernière question. La période de questions dure généralement vingt minutes et la dernière question doit être posée environ 5 minutes avant la fin du panel.
- Concluez la séance en remerciant les présentateurs et les membres du public pour leur présence. Rappelez au public l’activité qui aura lieu tout de suite après votre séance (par exemple, « J’espère tous et toutes vous voir à l’AGA après la pause de 15 minutes! »).
- Retournez les imprimés accessibles restants aux présentateurs.